ICT Kosten

ICT kosten zijn een veel besproken onderwerp, veel mensen die ik spreek vinden ICT kosten ondoorzichtig en lastig te besturen. Als je het omdraait zou je kunnen zeggen dat de mate waarin je in staat bent om op ICT kosten te sturen iets zegt over de volwassenheid van je organisatie.

Waar gaat het mis?

Vraag je het aan de IT directeur dan zal hij beginnen over de onvoorspelbaarheid van de vragende kant van de organisatie. Grote resource aanvragen in bemensing in materieel op het laatste moment is niet bevoordelijk voor de voorspelbaarheid van je organisatie. Verder ziet de ICT directeur vaak dat er door de voorkant van de organisatie ICT wordt ingekocht als zogenaamde SAAS oplossing. Deze ‘oplossingen’ leiden vaak tot verstoringen aan ICT kant en worden initieel ingebracht als volledig losstaande oplossing maar in veel gevallen moet er toch een interface komen/ informatie worden aangeleverd.

DeĀ commerciele directeur ziet dat zijn ambities alleen maar waar gemaakt kunnen worden door snelle ICT verbeteringen. Alles wat er aan IT kant gebeurt is vaak ondoorzichtig, langzaam en duur.

Om tot fundamentele stuubaarheid van ICT kosten te komen zul je moeten investeren in wederzijds begrip, voorspelbaarheid en grip.

Grip en inhoud

Om ICT kosten in de grip te krijgen zul je in control moeten komen/ zijn op de inhoud en de onderlingen oorzaken en gevolgen van ICT verbruik. Ook op het proces rondom het mogen aangaan/ stoppen van verplichtingen is het cruciaal om grip te verwerven. Maverick buying van SAAS oplossingen verstoort de organisatie en leidt tot minder grip. Komen tot grip kan een taai traject zijn maar betaald zich letterlijk en figuurlijk later weer uit.

Als we het hebben over stuurbaarheid van kosten dan is het ook zaak om de looptijd van een verplichting helder te hebben. En deze zijn binnen ICT lang te noemen. Je kunt uiteraard ook nog voor een huur constructie kiezen maar veelal betaal je een te hoge premie:

  • dedicated glaskabel – 10 jaar
  • server – 3 jaar
  • desktop computer – 3 jaar
  • Licenties – aanschaf (perpetual – oneindig)
  • Licenties – service en onderhoud 20% per jaar van aanschaf prijs

Mijn belangrijkste tips om ICT kosten te verlagen met 0% tot 10% – ‘in control’

Accepteer dat ICT kosten hardnekkig zijn veel aandacht vragen om goed bestuurbaar te krijgen. Er is geen easy/ quick fix. Hoeveel consultancy bedrijven ook het tegendeel beloven.
Zorg dat je ICT gebruik duidelijk in beeld hebt! Hoeveel microsoft servers heb je lopen? Hoe zit het met gebruik van opslag capaciteit? etc… Dit inzicht/ overzicht duurzaam en structureel verkrijgen is een belangrijke sleutel.
Inzicht en overzicht zorgt er ook voor dat je je licenties en gebruik van licenties in beeld hebt. Overduidelijk ‘in control’ zijn zal veel geld opleveren in onderhandeling met je software partners.
Het is bijna onvermijdelijk maar de SAAS oplossing als gemeengoed, zorgt er voor dat veel managers met een budget in de verleiding komen om rechtstreeks zaken te doen met een software leverancier onder het mom ‘dan kunnen we eindelijk snelheid maken’. Hoe goed bedoeld ook, dit leidt tot reparatie akties en extra werk. Borg een vorm van beleid rondom dit soort ‘maverick buying’. Sta het (gedeeltelijk) toe, verbiedt het maar negeer het niet.

Vaak zie je in deze fase dat er al eerste resultaten behaald worden. Bijv. het verminderen van een aantal licenties of het opzeggen van een aantal contracten die niet meer gebruikt worden, leidt tot het begin van een positieve flow.

Mijn belangrijkste tips om ICT kosten te verlagen tot wel 20% – ‘zaken anders doen’

Welke applicaties/ ICT wordt er gebruikt om je bedrijfsprocessen te ondersteunen? Zijn er applicaties die niet meer gebruikt worden? Uitzetten scheelt niet alleen maar licentiekosten maar ook onderhoud, evt. server ruimte, licenties, opslag.
Hebben alle applicaties het juiste nivo aan support? Kan dit met minder?
Welke besturingsystemen worden er gesupport? Kunnen we geld besparen door servers te upgraden naar de 1 naar laatste versie?
Loop nog eens door de contracten met de leveranciers.

> 20% kosten besparen op ICT

Kiezen is verliezen maar door elementaire keuzes te maken in je dienstverlening of product aanbod kunnen hele brokken ICT kosten teruggebracht worden. En uiteindelijk is het daar mee begonnen: De vraag naar stuurbaarheid van ICT kosten.

Conclusie

ICT kosten zijn prima bestuurbaar maar vraagt veel aandacht. ‘in control’ komen is de 1e belangrijke elementaire stap. Sturen op ICT is daarna de volgende.